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記録の保存を鳥瞰することで本質を誘導
AIの開発と情報化処理，サーバー保存，IT化の実現，紙文書の保管並びに保存場所の縮小，エリアの縮小で管理費の削減，電子化とサーバー保存，保存メディアで永久管理，OCRの活用で既存紙文書の電子化，管理機能による検索と格納をシステム化，検索機能を付帯，YAHOO等の検索エンジンに準拠した不特定多数の検索，パスワード処理と閲覧規制，多種多様の要求仕様をICT化することでコンパクト化とサーバー管理システムが構築できる。　プログラマー＆システムエンジニアーと要求仕様作成者の共同で範囲を策定した保存監理ができる。　保存と検索は文書管理の適切さとセキュリティー管理も構築することで機能し，監理文書を閲覧要求者に3分以内で提供若しくは提示することである。　保存期間と廃棄は，紙文書の保存と保管を前提としているので，製造責任（PL法）と設計保証期間，メンテナンスインターバルと使用期間は購入仕様書で明確にするのが常道である。　特にインフラ設備においては，公共設備で過去の地震係数に準拠した寿命期間【土木・橋梁・建築物・強度を要する素材（マテリアル）】の保証文書の保存でアカウンタビリティーを補完する製造メーカーとしてのエビデンスは設計保証期間と寿命設計期間までの保存はメンテナンス回数を含め設定する。　個人では，公共インフラと同様の仕様と設計要求規格毎のMill　Ceatificateの保存は，設計文書の補完で必須である。　　全ての機械的動力機械・電動機械・電子機器・各種電線・各種プラント等で規格材を要求された素材は溶鋼分析と製品分析が可能な製品である。　残りは非鉄金属で強度の低い性質に対する科学的性質が保証されなければならない。　Mill　毎のクリープラプチャー強度，Ⅴノッチシャルピー，極低温強度等ケルビン温度までの設計仕様領域の保証等熱処理の適切記録が要求される。　以上はJIS関係であるが、コンクリート強度や耐震ゴム製品と鉄骨と複合強度を担保させる場合強度保証と製造プログレス等も記録化される。　カーボン繊維含有製品における強度向上製品の記録も軽量化による保証記録は当然である。　JAS製品においいても，食の安全とDNAによる検証記録や，遺伝子組み換え技術適用表示，商標表示等貿易ルール等多種多様で煩雑である。　　特許や優先権，商標権等で使用できない商標に関する事項，通関業務，細菌の通関，外来種の出入管理，環境破壊に関する事項，等全て文書で成文化した規定監理で所属陣容の誰でもが業務履行した結果が完璧に同一になり仕様要求に合致することが規定管理で文書管理上の最低条件である。　加えて，仕様要求に合致しても保証期間並びに消費期限までのJIS製品若しくはJAS関係における規制は国内外の環境に準拠し，遷移温度や使用条件に準拠し適用規格・都市計画・州法等の要求に準拠して製造することが要求される。　記録の保存期間は，その本質と仕様書に準拠し保証期間及び賞味期限の間に問題が発生した際記録エビデンスによって説明責任ができる期間である。　国が決める保存期間と下位の規定で保管期間が決められても，問題が起きる期間が保管期間であり生じた問題に対して文書によって説明できないことは異常でもあり，エビデンスのない説明責任は内容自体に信憑性がなく貿易では罰則金対象で信頼は地に落ちている。　積算する理論的範囲と，回答が複数あり曖昧範囲では全く異にした規制とルール順守により監理され，ユーザーは国際規格によって担保されているISOの認証組織と契約し，その認証機関の責務分掌として当該組織の内面本質監査を省略することもある。　　認証取得していないあらゆる組織は，第三者のライセンス保持した認証機関による監査を受審していないためユーザーの信頼度は全く異なる。　文書管理の必要性と機能は製造責任を保証期間・使用期間を含め寿命設計期間を文書でもって責務を果たすことが製造者の義務である。　公的機関が決めた文書保存期間は，法的には保証期間を示していてPL法に触れないもの及び設計寿命期間は製造事業者若しくは購入者，PL法対象物は製造者が寿命期間，消費期限付きのものはその期間，公的機関が示した保存期間以上の期間保存しないと責任と保証はできない認識をすることで理解できる。　司法や保健所等の公的機関の介入がなされる事象が無責任組織として該当するとすれば本質が洞察でき見えてくる。