かんわタイム：「組織での研究と学会参加」

「報告書」について考えてみました
「報告書」について考えてみました　どんな企業や研究所においても、また技術系や文科系を問わずに、一定の期間の業務や実験や開発に対してはタイムリーなまとめとして報告書を作成して提出することが求められいる。特に、技術系の報告書は実験や観察や調査で得られた結果やデータを正しく理解して、そして解析して、それらの事実（結果）に基づいて科学的な裏付けを行い、また論理的に正しい考察を行って今後の予測や反応や過程の解析を行っていくことが求められる。　そのような、技術報告書は必ずしも「起承転結」のある論文のような報告書に限った訳でもない。単なる測定や計測や分析の結果をまとめた測定結果や試験報告書などの報告書に対しても同様であると考える。　技術者の皆さんは、作業や業務や出張などが終わってから報告書を速やかに提出しているだろうか？例えば出張報告書などに対しては、出張したという事実があり帰社後にも関係者や上司には報告が必要なので、たとえ簡潔であっても出張後3日以内には提出されると思われる（厳格な企業では即日とか翌日までに提出と決められているものあるだろう）。しかし、技術開発や研究開発などのように「ここまでで作業が完了した」と位置付けにくい場合には、ほとんどの場合には技術報告書の提出が遅れたりまた報告書の作成や提出が当事者任せになったりしてはいないだろうか？　私は、大学院の修士課程の学生時代に、専攻していた岩石学の知識を生かして能登半島で地質調査の請負業務をアルバイトで行った経験がある。仕事先の地質調査会社の事務所に出勤して、正社員とともに現地に出向いて野外調査を行い、得られたデータをまとめて地質図や断面図を作成する作業である。個人的には、非常に興味深くまた楽しんでアルバイトをしていた記憶がある。そのような現場では、施主や依頼者に対して、調査の報告書を作成して提出することがほとんど毎日のように求められる。つまり、調査報告書ができないと仕事は完了しないし、また会社は次の仕事を確保できないのである。　そのために課長さんは、従業員の方々に毎日同じことを口が酸っぱくなるほど言われていた。「君たち、煙草を吸う暇があったら報告書を書いてくれよ！」と、端から見ていてもあまり良い雰囲気とは思われないが、なんで報告書の提出がこんなに遅くなるのであろうと不思議であった。　そして、何年か後に、私も今の企業に入社してから色々な報告書を書くことが仕事の1つとなった。確かに、見たことや記録したことをいちいち文章に起こすのは面倒な時もあった。「話し言葉」ならば簡単ではあるが、文章「書き言葉」になるとその記録は単なる過去の過ぎ去った出来事ではなく、報告書がある限り未来に残るものである（決してSNSのように軽い気持ちでは書けない）。だから、書き出し（「緒言」や「はじめに」）が出てこないなど、いわゆる「書けない」といったようなことが起こる。そしてそれが積み重なると、報告書を書くのが面倒だとか嫌いになり、ますます書けなくなるのだろうと自分なりに思った。　画像編集や表計算も非常に楽になって、こんなに便利な世の中になったのに、なぜタイムリーに報告書が書けないのであろうか？私は、その大きな理由の1つに、きちんとした論理展開（logical structure）をしない、あるいはできないとか、あるいは苦手だからだと考えた。論理展開ができないといわゆる「起承転結」のある文章は書けない。論理展開が出来るようになるか否かは、上司からの指導やアドバイスなどもあるとは思うが、毎日の訓練（ある意味での慣れ）が必要である。技術系の報告書は、ある意味で定型のスタイルがある。だから論理展開ができていれば専門用語や言い回しに気を付ければ、ほとんどの報告書は定型文句で書けるはずである。多分、社員の方々が日頃からこうした訓練を受けていないことが「報告書の書けない」ことの原因の1つではないだろうか。　技術者の成果は、発表会や研究会での口頭発表でも評価されるが、そのような場ではほとんどが「話し言葉」であり、資料の内容に対しても、投影された画面では誰もが倫理展開をきちんとできる状況にはなりにくい（もっともそれに至るまでにはきちんとした論理の組み立てと展開が必要ではあるが、スライド資料はそのほとんどが読み手によって論理を組み替えられやすい）。やはり、関係者の誰もが読んで理解して納得ができる文章を残して、初めて技術者としての価値が出てくると思う。もちろん、技術者自身のレベルの向上に対しても論理展開の重要性は大きな比重を占める。　報告書を提出することは仕事の1つの区切りではあるが、同時に技術者本人の将来への成長のための大切なステップでもある。一生懸命取り組んで得られた事実としての貴重なデータや結果は、本人の記憶ですら時間の経過とともに忘れ去られ散逸する。技術の発展はその都度0から始めては意味がない。系統的にそして計画的に積み重ねていくことが大切である。そのためにも、仕事の節々に、きちんとした報告書が提出されることが必要であろう。　上記の文章は著者が退職後に執筆したものです。 2024年2月1日
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