書類管理 操作説明 作成日 10.04.28 更新日 10.07.06
この度は、書類管理をダウンロードして頂き有難う御座います。
ご利用頂く前にここに記述する内容を最後までご一読下さいますようお願い申し上げます。
[1]書類管理は何ができるのか
@保管フォルダに保存する書類の一覧表を作成し、filenoつけて書類を管理する。
保管する書類のファイル名=fileno_fname.拡張子 として保管フォルダに保存する。
A必要な書類の書式を選択して新規のファイル名で書類を作成する。[新規]緑ボタンのクリック
B保管フォルダに保存した書類を検索して選び出す。 [fileno、fname、作成日]青の箇所をWクリック
C選択した書類を開く。 [開く]緑ボタンをクリック
filenoとfnameをセルB6とC6に記入し[開く]をクリックするとファイル名が変更できる。
D保管フォルダに保存した書類をExceptフォルダに移動又は復帰させる。[EX/BK]青ボタンのWクリック
[2]インストール/アンインストールおよび起動方法
1.インストール 2.アンインストール 3.動作環境 4.起動方法
[3]操作方法
[4]操作上の注意事項 [5]著作権など [6]解凍後の処理
[2]インストール/アンインストールおよび起動方法
1.インストール
syorui-fv???..exe をダウンロードする時、Cドライブ Dドライブ E:\User など任意の場所に保存する。
syorui-fv???..exe をWクリックするとシナリオ整理箱フォルダを作成する。[6]解凍後の処理をお読み下さい。
書類管理フォルダ 内には Except Help 保管 の各フォルダが存在します。
C:\書類管理 [ 解凍後の 書類管理フォルダ を任意のフォルダに移動できる]
|=Except
| |−−保管フォルダから取除いたファイルを保存する。
|
|=Help−−各種の説明画像ファイルを保存する。
|
|=保管−−操作する人が作成するファイル及び書式を保存する。
|
|−−syorui-fv???..xls 本体のソフトファイル
|−−guide.htm 本ソフトの操作説明 Wクリックして開いて下さい。
2.アンインストール
シナリオ整理箱 のフォルダごと削除します。 他に一切の影響を与えません。
保管フォルダの書類は適宜保存して下さい。
3.動作環境
1)Excel 2000(Excel 2003 2007 など)が動作する環境
2)メモリ 512Mb 以上を実装したパソコンを推奨
4.起動方法
1)Excel を起動する=>メニューバー「ツール」クリック=>「マクロ」クリック=>「セキュリティ」クリック
セキュリティレベル中(M)「◎」にマークし「OK」クリック=>Excelを終了させます。
2)エクスプローラを用いて、C:\シナリオ整理箱 など シナリオ整理箱 を設置したフォルダを開く。
3)syorui-fv???.xls または ディスクトップに設けたシュートカットをWクリックする。
起動途中に[マクロを無効にする(D)][マクロを有効にする(E)][詳細]の表示窓が開きますから
[マクロを有効にする(E)]をクリックすると起動し保管ファイルの一覧を表示します。
[3]操作方法
1.fileno fname の記入について
@保管フォルダに保存するファイル名=fileno_fname.拡張子 例 100_駐車許可申請書式.doc
A書類はユニークなfilenoで管理する。fileno=数字、英字(大小) - を用いることができる。
B新しい書式又は原稿を作成する時は必ず fnameは XXXXX書式又はYYYYY原稿とする。
XXXXX書式.拡張子又はYYYYY原稿.拡張子とし . の直前に書式又は原稿と記述するファイル名とする。
C書類は一般的に右記の順序で作成される。 書式=>原稿=>書類
書式:全てに通用する項目が揃う様態、 原稿:書式のいつも変更のない項目を記入した様態、
書類:記入を必要とする全ての項目を記入し、必要に応じて捺印した様態。
例 100_駐車許可申請書式.doc 101_駐車許可申請原稿.doc 102_駐車許可申請原稿.doc 103_駐車許可申請書.doc
D書類には、書式=>原稿=>書類 の3つの様態があると記憶して下さい。ここで原稿に変えて[原紙]の用語を使っても
よいが、原紙と云う時は書式と原稿を区別せずに使用する場合が多々見受けられるため、ここでは敢えて
[原稿]の用語を使用する。
なお官庁提出用の書類は用意された項目が記入不要の時でも空白のまま放置せずに[なし][−−]などの文字を
記入するのが無難である。
2.新規書類の作成
@セルB6にfileno とセルC6にfname を記入し、書式又は原稿ファイルのどれか1つを必ず選択する。
例 10行目 101_駐車許可申請原稿を選択。10行目ならB,C,D列どこを選択してもよい。
A[新規]緑のボタン矢印をクリックすると 102_駐車許可申請原稿.doc のコピー原稿を新規作成し、セルB6 C6 に
記入した 104_駐車許可申請書.doc を保管フォルダに保存すると共にセルB6 C6の記入内容が12行目セルB12 C12に
自動記載する。なお12行目は[新規]をクリックした後に記載される。
セルB6が空白(何も記入しない)の時は 新規No の記入を促す窓が開き「OK」をクリックすると作業を中止する。
セルB6は記入しセルC6が空白の時は fileno_.拡張子のファイル名となる新規ファイルが開く。
B開いた新規書類に必要な事項を記入する。記入後は手動で上書き保存する。当該ファイルは保管フォルダに保存する。
書類を閉じる時は必ず手動とする。記入した時は必ず手動で上書き保存した後にファイルを閉じる(終了する)。
C作成日は作成した日付を自動記載するが後で自由に記入して変更できる。
3.書類を開く
セルB6 C6 共に空白の場合
@所望する書類を選択して[開く]緑のボタンをクリックすると選んだ書類が開く。
例は下記の 11行目 103_駐車許可申請書.doc が開く。
A書類に必要な事項を記入する。記入後は手動で上書き保存(フロッピーディスクのアイコンをクリック)する。
Bまた本ソフトも一覧シートに記入した時は必ず上書き保存した後に本ソフトを終了する。
(上書き保存しなければ一覧シートに書込んだ内容が保存できない)
4.書類を開く時の fileno fname 変更
@セルB6 C6 にfileno fname を記入した後、
変更したい書類を選択して[開く]をクリックすると fileno fname 共に変更できる。
但しセルB6 記入した fileno が既に存在すると変更できない。(fileno はユニークである)
AセルC6を空白、セルB6を記入した後
変更したい書類を選択して[開く]をクリックすると書類の fname はそのままで fileno のみ変更できる。
但しセルB6 記入した fileno が既に存在すると変更できない。
BセルB6を空白としセルC6にfnameを記入した後
変更したい書類を選択して[開く]をクリックすると書類の fileno はそのままで fname のみ変更できる。
5.検索機能
1)filenoの検索
@セルB5 が空白の時にfilenoの青をWクリックするとfilenoの若い順に並ぶ
AセルB5 にaかA を記入してfilenoの青をWクリックする最終行にスクロールする。
BセルB5 に 102 を記入してfilenoをwクリックするとfileno 102? 以降をスクロールし表示する。
2)fnameの検索
@セルC5 が空白の時にfnameの青をWクリックすると何も表示しない。
AセルC5 に 一瞬 と記入してfnameの青をWクリックするとfnemeのどこかに 一瞬 と記入した書類のみ表示する。
XXX と記入した文字列がfnameに存在する書類のみを表示する。
B上記Aを元の全て表示状態に復元するにはfilenoの青をWクリックする。
3)作成日の検索
@セルD5 が空白の時に作成日の青をWクリックすると最近の作成日順に並ぶ。。
AセルD5 に0911 を記入すると09年11月より若い作成日の書類をスクロールし表示する。
4)検索をし易くする
@検索は半角、全角を区別する。半角 1 をセルC5に記入しても全角1が記入されると検索できない。
A英数 - は半角、カナは全角の記入の統一して記入することを推奨する。
なおfilenoは半角でしか記入できない。
6.Exceptフォルダへの移動
保管フォルダに保存する必要のない書類はExceptフォルダに保管できます。また必要になればExceptフォルダから
保管フォルダの戻すことができる。取除いた書類の一覧は Bklistシートに記載される。
@取除きたい書類のA列に E 又は e を記入して[EX/BK]青をWクリックするとその書類が一覧から消去されると共に
当該書類がExceptフォルダに保存される。E 又は e の記入(半角厳守)はバラバラ位置の複数個でも取除ける。
A元の保管フォルダに戻す時は BklistシートのA列に B 又は b(半角厳守)を記入し[Back]をWクリックする。
複数個を戻す時は戻したい書類のA列に B 又は b を記入し[Back]をWクリックする。
BなおBklistシートの[Explorer]をWクリックするとエクスプローラが起動する。
[4]操作上の注意事項
1.表示を全くしない。この状態になることは考えられませんが万一なった場合。
セルC7 fname青 をWクリックして表示をしない黒画面になった時は、
@メニューバー=>ツールをクリック=>保護をクリック=>シート保護の解除をクリックする。
Aメニューバーのウィンドウ(W)をクリック=>整列をクリック=>上記右の整列窓が開く=>
B重ねて表示をクリックしOKをクリックする。表示が元に戻る。
C表示が元に戻れば必ずセルB7 fileno青をWクリックする。
文字列検索の後は必ずfilenoをWクリックして一覧表示を元に戻すこと(厳守)
2.上記操作もできない時は本ソフトを上書き保存せずに赤Xをクリックして終了する。
絶対に上書き保存してはいけない。上書き保存せずに終了する。
3.本操作説明は Office2000 をベースに記述している。
4.本操作説明の印刷は、IE7ブラウザーの印刷プレビュー100%により頁設定している。
余白は 左=10、右=5 上=10、下=10
5.データのバックアップ
パソコンでは故障に備えてデータのバックアップが不可欠です。
すべからくデータのバックアップは痛い目にあった回数が多いほど几帳面にするでしょう。
「書類管理」のフォルダ全てをUSBメモリーに保存することを強く推奨します。
USBメモリーも壊れた場合に備え、更に別のUSBメモリーに保存する慎重さも必要です。
ダブルバックアップすることもお薦めします。
[5]著作権など
1)本ソフトはフリーソフト(fs)です。ご自由にご使用下さい。
但し本ソフトの利用による如何なる損害も著作権者は責任を負いません。
本ソフトの利用者はこの免責を同意してご使用下さい。
2)著作権は、窪田 博 が保有します。
3)ダウンロード
URL= http://www.eonet.ne.jp/~cosmplan/
戻る *** なお本説明書類に記述する「Windows」「Office」「Excel」「Word」
などはマイクロソフトの製品です ***
[6]解凍後の処理
1)ダウンロード
@syorui-fv???.exe をダウンロードする時、Cドライブ、Dドライブ、E:\User など任意の場所に保存する。
Asyorui-fv???.exe をWクリックすると保存した場所に 書類管理フォルダ を作成する。
Bsyorui-fv???.exe をディスクトップにダウンロードして解凍し、書類管理フォルダ を作成しても
ディスクトップに書類管理フォルダを置いたままでは動作しません。
C解凍後の syorui-fv???.exe は書類管理のExceptフォルダに移動し残して下さい。
2)ショートカットの作成
@エクスプローラ C:\書類管理 を開き、syorui-fv??? 右クリックし続けてディスクトップへ
移動(ドラッグ&ドロップ)させ、右クリックを放すと窓が開く。
ショートカットをここに作成(S)を左クリックすると、syorui-fv??? へのショートカット アイコンが作成できる。
A本ソフトを動作させる時はこのショートカットをWクリックする。
なおショートカットは作成後に 書類管理フォルダを他のフォルダに移動すると再度ショートカットを作り直す。
[7]活用例
1)企業活動では種々の書類が必要ですが、その中で書式が決まっている書類は多数ある筈です。
全ての書式を種類毎にfilenoで分類して保管フォルダーに一括して保存する方法がある。
2)書類毎に設けたフォルダに本ソフトを設置して書類を保存する方法もある
本ソフトは異なるフォルダに何個も設置することができます。
[8]バージョンアップ
1.更新日 10.07.06
scenario-fv100.exe ==>scenario-fv120.exe 変更箇所
@[3]4.書類を開く時の fileno fname 変更 において fname の変更についても fileno と同様の確認窓を開き
意図しない fname の変更を防ぎました。