書類管理 操作説明 作成日 10.04.28 更新日 2015.12.30
この度は、書類管理をダウンロードして頂き有難う御座います。
ご利用頂く前にここに記述する内容を最後までご一読下さいますようお願い申し上げます。
[1]書類管理は何ができるのか
@保管フォルダに保存する書類の一覧表を作成し、filenoつけて書類を管理する。
保管する書類のファイル名=fileno_fname.拡張子 として保管フォルダに保存する。
A必要な書類は新規ファイル名で作成する。[新規]緑ボタンのクリック
B保管フォルダに保存した書類を検索して選び出す。
[fileno、fname、作成日]青の箇所の何れかをWクリック
C選択した書類を開く。 [開く]緑ボタンをクリック
filenoとfnameをセルB6とC6に記入し[開く]をクリックすると、
記入したfilenoとファイル名に変更できる。
D保管フォルダに保存した書類をExceptフォルダに移動又は復帰させる。
[EX/BK]青ボタンのWクリック
[2]インストール/アンインストールおよび起動方法
1.インストール 2.アンインストール 3.動作環境 4.起動方法
[3]操作方法
[4]操作上の注意事項 [5]著作権など [7]活用例
[2]インストール/アンインストールおよび起動方法
1.インストール
syorui-fv???..exe をダウンロードする時、Cドライブ Dドライブ E:\User など任意の場所に保存する。
syorui-fv???..exe をWクリックすると書類整理フォルダを作成する。[6]解凍後の処理をお読み下さい。
書類管理フォルダ 内には Except Help 保管 の各フォルダが存在します。
C:\書類管理 [ 解凍後の 書類管理フォルダ を任意のフォルダに移動できる]
|=Except
| |−−保管フォルダから取除いたファイルを保存する。
|
|=Help−−各種の説明画像ファイルを保存する。
|
|=保管−−操作する人が作成するファイル及び書式を保存する。
|
|−−syorui-fv???..xls 本体のソフトファイル
|−−guide.htm 本ソフトの操作説明 Wクリックして開いて下さい。
2.アンインストール
シナリオ整理箱 のフォルダごと削除します。 他に一切の影響を与えません。
保管フォルダの書類は適宜保存して下さい。
3.動作環境
1)Excel 2000(Excel 2003 2007 2010 など)が動作する環境
2)メモリ 512Mb 以上を実装したパソコンを推奨
4.起動方法
1)Excel を起動する=>メニューバー「ツール」クリック=>「マクロ」クリック=>「セキュリティ」クリック
セキュリティレベル中(M)「◎」にマークし「OK」クリック=>Excelを終了させます。
2)エクスプローラを用いて、C:\書類整理 など 書類整理 を設置したフォルダを開く。
3)syorui-fv???.xls または ディスクトップに設けたシュートカットをWクリックする。
起動途中に[マクロを無効にする(D)][マクロを有効にする(E)][詳細]の表示窓が開きますから
[マクロを有効にする(E)]をクリックすると起動し保管ファイルの一覧を表示します。
Excel 2007以降のマクロ有効は、[9]をお読みください。
[3]操作方法
1.fileno fname の記入について
@保管フォルダに保存するファイル名=fileno_fname.拡張子となり、.以下の拡張子の文字数は
自由であるが、拡張子の前に必ず .があり、このファイルがパソコンで必ず表示できること。
例 100_駐車許可申請書式.doc fileno_fname.xls fileno_fname.html fileno_fname.pdf
A書類はユニークなfilenoで管理する。fileno=数字、英字(大小) - を用いることができる。
B書式書類は一般的に右記の順序で作成される。 書式=>原稿=>書類
書式:全てに通用する項目が揃う様態、 原稿:書式のいつも変更のない項目を記入した様態、
書類:記入を必要とする全ての項目を記入し、必要に応じて捺印した様態。
例 100_駐車許可申請書式.doc 101_駐車許可申請原稿.doc 103_駐車許可申請書.doc
C書式書類には、書式=>原稿=>書類 の3つの様態があると記憶して下さい。
ここで原稿に変えて[原紙]の用語を使ってもよいが、原紙と云う時は書式と原稿を区別せずに
使用する場合が多々見受けられるため、ここでは敢えて[原稿]の用語を使用する。
なお官庁提出用の書類は用意された項目が記入不要の時でも
空白のまま放置せずに[なし][−−]などの文字を記入するのが無難である。
Dこの操作説明のプリントアウトは、IE使用時には縮小90%、余白上下左右15程度に設定する。
2.書類を開く セルB6 C6 共に空白の場合
@所望する書類を選択して[開く]緑のボタンをクリックすると選んだ書類が開く。
11行目はfileno fname 作成日などを選択する。この例は11行目 103_駐車許可申請書.doc が開く。
3.書類を開く時の fileno fname 変更
@セルB6 C6 にfileno fname を記入した後、
変更したい書類を選択して[開く]をクリックすると fileno fname 共に変更できる。
但しセルB6 記入した fileno が既に存在すると変更できない。(fileno はユニークである)
AセルC6を空白、セルB6に新しいfilenoを記入した後
変更したい書類を選択して[開く]をクリックすると書類の fname はそのままで fileno のみ変更できる。
但しセルB6 記入した fileno が既に存在すると変更できない。
BセルB6を空白としセルC6にfnameを記入した後
変更したい書類を選択して[開く]をクリックすると書類の fileno はそのままで fname のみ変更できる。
Cfileno末尾に改訂番号([7]参照)がある場合、
改訂したい書類を開き、開いた書類の「名前をつけて保存」をクリックし、
改訂番号0なら1に変えて保存する 例 12-1230_xxxx.doc ==> 12-1231.doc で保存する。
この後は、下記4.の操作を行う。
4.新規書類の一覧シート記入
@セルB6にfileno とセルC6にfname は必ず記入し、必要に応じてセルD6〜F6を記入する。
A保管フォルダには必ず fileno.拡張子を作成しておく。矢印の新規をクリックする。
例 110.doc filenoは必ず半角文字使用
B[新規]緑のボタン矢印をクリックすると、110_汎用Word.doc の書類が保管フォルダに保存され
記入の確認できる。 確認すると必ず Enter キーを押す。
C上記B新規書類を作成したときも上書き保存(フロッピーディスクのアイコンをクリック)する。
この保存をしないと、次に起動時には一覧シートに書込みされていない。
書込み後は[編集]をクリックし、元の[保護]に戻す。
D書類に必要な事項を記入する。
[保護]をクリックし、[編集]に変ると選択した書類の作成日、備考、コメント、
予約、ユーザ使用セル K列まで自由に書込みができる。記入後は手動で上書き保存する。
セルA8:A2000 までは[保護]の状態でも、e b などが記入できる。
Eまた本ソフトも一覧シートに記入した時は必ず上書き保存した後に本ソフトを終了する。
(上書き保存しなければ一覧シートに書込んだ内容が保存できない)
5.検索機能
1)filenoの検索
@セルB5 が空白の時にfilenoの青をWクリックするとfilenoの若い順に並ぶ
AセルB5 にaかA を記入してfilenoの青をWクリックする最終行にスクロールする。
BセルB5 に 102 を記入してfilenoをwクリックするとfileno 102? 以降をスクロールし表示する。
2)fnameの検索
@セルC5 が空白の時にfnameの青をWクリックすると何も表示しない。
AセルC5 に 一瞬 と記入してfnameの青をWクリックするとfnemeのどこかに 一瞬 と記入した書類のみ表示する。
XXX と記入した文字列がfnameに存在する書類のみを表示する。
B上記Aを元の全て表示状態に復元するにはfilenoの青をWクリックする。
3)作成日の検索
@セルD5 が空白の時に作成日の青をWクリックすると最近の作成日順に並ぶ。。
AセルD5 に0911 を記入すると09年11月より若い作成日の書類をスクロールし表示する。
4)検索をし易くする
@検索は半角、全角を区別する。半角 1 をセルC5に記入しても全角1が記入されると検索できない。
A英数 - は半角、カナは全角の記入の統一して記入することを推奨する。
なおfilenoは半角でしか記入できない。
6.Exceptフォルダへの移動
保管フォルダに保存する必要のない書類はExceptフォルダに保管できます。
また必要になればExceptフォルダから保管フォルダの戻すことができる。
取除いた書類の一覧は Bklistシートに記載される。
@取除きたい書類のA列に E 又は e を記入して[EX/BK]青をWクリックすると
その書類が一覧から消去されると共に当該書類がExceptフォルダに保存される。
E 又は e の記入(半角厳守)はバラバラ位置の複数個でも取除ける。
A元の保管フォルダに戻す時は BklistシートのA列に B 又は b(半角厳守)を記入し
[Back]をWクリックする。
複数個を戻す時は戻したい書類のA列に B 又は b を記入し[Back]をWクリックする。
[4]操作上の注意事項
1.表示を全くしない。この状態になることは考えられませんが万一なった場合。
セルC7 fname青 をWクリックして表示をしない黒画面になった時は、
@メニューバー=>ツールをクリック=>保護をクリック=>シート保護の解除をクリックする。
Aメニューバーのウィンドウ(W)をクリック=>整列をクリック=>上記右の整列窓が開く=>
B重ねて表示をクリックしOKをクリックする。表示が元に戻る。
C表示が元に戻れば必ずセルB7 fileno青をWクリックする。
文字列検索の後は必ずfilenoをWクリックして一覧表示を元に戻すこと(厳守)
2.上記操作もできない時は本ソフトを上書き保存せずに赤Xをクリックして終了する。
絶対に上書き保存してはいけない。上書き保存せずに終了する。
3.データのバックアップ
パソコンでは故障に備えてデータのバックアップが不可欠です。
すべからくデータのバックアップは痛い目にあった回数が多いほど几帳面にするでしょう。
「書類管理」のフォルダ全てをUSBメモリーに保存することを強く推奨します。
USBメモリーも壊れた場合に備え、更に別のUSBメモリーに保存する慎重さも必要です。
ダブルバックアップすることもお薦めします。
[5]著作権など
1)本ソフトはフリーソフト(fs)です。ご自由にご使用下さい。
但し本ソフトの利用による如何なる損害も著作権者は責任を負いません。
本ソフトの利用者はこの免責を同意してご使用下さい。
2)著作権は、窪田 博 が保有します。
3)ダウンロード URL= http://www.eonet.ne.jp/~cosmplan/
4)コード表示のパスワードを公開します。PW:NbngHdysIeys1005 製作者も忘れるほどです。
コードをイジルと確実に動作不良になります。絶対にコードには触れないで下さい。
[6]解凍後の処理 (既に解凍済み この項は不要です。ショートカット作成は参考にして下さい)
1)ダウンロード
@syorui-fv???.exe をダウンロードする時、Cドライブ、Dドライブ、E:\User など任意の場所に保存する。
Asyorui-fv???.exe をWクリックすると保存した場所に 書類管理フォルダ を作成する。
Bsyorui-fv???.exe をディスクトップにダウンロードして解凍し、書類管理フォルダ を作成しても
ディスクトップに書類管理フォルダを置いたままでは動作しません。
C解凍後の syorui-fv???.exe は書類管理のExceptフォルダに移動し残して下さい。
2)ショートカットの作成
@エクスプローラ C:\書類管理 を開き、syorui-fv??? 右クリックし続けてディスクトップへ
移動(ドラッグ&ドロップ)させ、右クリックを放すと窓が開く。
ショートカットをここに作成(S)を左クリックすると、syorui-fv??? へのショートカット アイコンが作成できる。
A本ソフトを動作させる時はこのショートカットをWクリックする。
なおショートカットは作成後に 書類管理フォルダを他のフォルダに移動すると再度ショートカットを作り直す。
[7]活用例
1)企業活動では種々の書類が必要ですが、その中で書式が決まっている書類は多数ある筈です。
全ての書式を種類毎にfilenoで分類して保管フォルダーに一括して保存する方法がある。
2)書類毎に設けたフォルダに本ソフトを設置して書類を保存する方法もある。
本ソフトは異なるフォルダに何個も設置することができます。
3)書類の分類(fileno)について
分類を作成する側は分類を細分化したがる癖がる。
運用が始まると、細分が面倒とか、どこに分類すべきか迷い、遂に分類はグチャグチャになる。
大中分類2桁でも充分過ぎる。
また分類作成者は、分類毎に連番を付したがる癖もよく見かける。
これも運用側には面倒な作業である。分類ごとの一覧表を管理しなければならない。
分類毎連番は、検索困難な古い時代の管理方法である。
従ってここに記す一括連番(分類と無関係に連番を付す)を推奨する。
連番4桁は、程ほどの書類作成なら10年間番号が満タンになる恐れはない。
書類改訂では、最新の書類を残し、改訂番号の若い書類はExceptフォルダへの移管を推奨する。
書類分類番号は分類シートに記入して下さい。ソフト動作とは一切無関係です。
[8]バージョンアップ
1.更新日 2015.12.30
scenario-fv120.exe ==>scenario-fv150.exe 変更箇所
新規書類の一覧シート記入を単純化した。
2.更新日 2010.07.06
scenario-fv100.exe ==>scenario-fv120.exe 変更箇所
書類を開く時の fileno fname 変更において fname の変更についても fileno と同様の
確認窓を開き、意図しない fname の変更を防ぎました。
[9]マクロを有効にする
4.起動方法 Office2007以降は次の方法による。
@左上隅白い矢印をクリックする。
A右隅下[excelオプション]をクリックする。
Bセキュリティセンターをクリックする。
C右隅下[セキュリティセンターの設定]をクリックする。
Dすべてのマクロを有効にする をクリックする。
E右隅下の[OK]をクリックする。
戻る *** なお本説明書類に記述する「Windows」「Office」「Excel」「Word」
などはマイクロソフトの製品です ***