情報の管理と保護に関する方針

平成１６年4月制定

◎本方針の目的

従業員は、会社の業務遂行に必要な情報を保有すべきであるが、同時にその情報の多くは個人のプライバシーに関する事、会社内部情報に関する事であること。

また、それは当該従業員が特に守秘すべき機密情報であることを認識しなければならない。

従業員は、慎重に重要情報を識別し守秘しなければならないので、その目的を達成する為に本方針を施行する。

◎会社の基本方針

従業員が会社の業務を遂行する際使用する情報は、会社・利用者にとって極めて重要である。会社の全従業員は、同情報を適正に取扱い、特に第三者に送付する場合にはその保護のため適切な措置を講じる責任を有する。

上記情報には個人のプライバシー、会社の財務、技術、人事の情報が含まれるが、これらに限定されるものではない。本方針はあらゆる情報を網羅し、伝達形式を問わない。文書、電子的手段、磁気的手段、口頭その他あらゆる手段を含み、また使用中のものか、送付したものか、保管中のものかを問わない。

◎実施方針

・ 利用者及びその家族等関係者に関する全ての個人情報の守秘義務がある。

・ 情報の不適正な取得、創出、使用、開示、変更、破棄、貯蔵を避ける。

・ 個人情報の管理と保護に関する責任を明確にする。

・ 会社のニーズを満たす情報を取得、創出、使用、管理する。

・ 会社の重要情報の管理と保護に関する責任を明確にする。

･ 　情報に関するあらゆる法的規制を遵守する。

情報の管理と保護に関する対象は、下記の重要情報の3区分と、会社及び作成者の判断により指定可能な｢社内秘｣のいずれかに分類する。

（業務秘）

利用者及びその家族の個人情報に関する事項は、業務遂行上必要最低限以外の事項は全てに適用する。

例えば、利用者の財産、病状･病歴、生活状況を始め住宅環境まで含まれる。

また、一般的な趣味、家族構成なども対象となる時がある。

（経営秘）

操業、財務または技術に関する重要情報を記載した資料に適用する。例えば、経営計画、経理帳簿、組織図、経営投資、会社の競争上の地位に関する評価等である。

（人事秘）

会社から指定された重要な人事関係データ、指示書関係書類。例えば、医療歴、経歴、給与情報、業績評価、家族情報等を指す。

（社外秘）

会社及び作成者が社外の非権限者への配布を望まない場合は「社外秘」と指定することが出来る。例えば、社内電話帳、会議議案、会議議事録、教育モデュール、社内メール、社内教育資料等である。

･ 配布制限情報

上記区分の情報のうち特別に重要な情報は、さらに「配布制限情報」に指定することがある。

この指定を受けた情報をコピーまたは再配布するには、会社の承認を必要とする。その重要性を認知させるため、作成者はこの種の情報について情報区分を表示すること。

分類区分の表示

分類区分およびその他の指定は、書類や電子的文書の右上の角にゴム印

その他の方法で表示する必要がある。

同表示は、他の書類の内容とはっきり区別できる仕方で行わなければなら

ない。

◎管理保護責任

・ 全従業員は、会社で使用される情報を保護し、また会社がその時々に設定する方針、手続およびガイドラインを遵守する責任を負う。

・ 全従業員は、業務上知り得た利用者の個人情報に関し、会社業務遂行上最低必要な事項以外の守秘義務があり、利用者の了解なしには他には一切洩らさず保護する責任を負う。

・ 全従業員は、会社の情報分類に基づいて会社の情報を分類し保護する責任を負う。

・ 重要情報の作成者は同情報を最初に分類する責任を有する。

・ 分類が正しくないと思われる情報、或いは指定が有るべきなのに、その指定がない情報を受取った従業員は、作成者にその旨連絡する責任を負う。

・ 性質上本方針に該当すると思われる情報を第三者から受取った従業員は、適切な分類区分の表示を行い、同区分にそった保護を行う責任を負う。

・ 自分がアクセスすべきでない重要情報を発見あるいは受領した従業員は、適宜自分の上司または同情報の発信者に連絡しなければならない。

・ 会社の管理職者は、本方針を伝達･実施し、配下の従業員の遵守を監督する直接の責任を負う。